Polityka Prywatności

Ostatnia aktualizacja: 04.07.2026. Dokument opisuje przetwarzanie danych osobowych użytkowników serwisu SaldoVia (osób prowadzących konta w naszej aplikacji SaaS) oraz odwiedzających stronę saldovia.com.

Ważne rozróżnienie ról:SaldoVia to narzędzie SaaS do przypominania o zaległych płatnościach. W stosunku do danych Twoich dłużników (kontrahentów, których wprowadzasz do aplikacji) występujemy jako Podmiot Przetwarzający (Processor) w rozumieniu art. 28 RODO. Administratorem tych danych jesteś Ty jako Klient. Zasady powierzenia opisuje osobna Umowa Powierzenia Przetwarzania (DPA).

1. Administrator danych

1.1. Administratorem danych osobowych użytkowników serwisu SaldoVia (osób zakładających konto, kontaktujących się z nami, otrzymujących newsletter) jest DOKA Jarosław Górecki (jednoosobowa działalność gospodarcza) z siedzibą pod adresem ul. Traugutta 24, 09-200 Sierpc, Polska, NIP 7761655853, REGON 383084709, wpis do CEIDG(dalej: „Administrator" lub „SaldoVia").

1.2. Kontakt w sprawach danych osobowych: privacy@saldovia.ai. Ze względu na skalę przetwarzania nie mamy obowiązku powołania Inspektora Ochrony Danych (art. 37 RODO), ale odpowiadamy na wszystkie zgłoszenia w terminie do 30 dni.

1.3. W odniesieniu do danych dłużników wprowadzanych przez naszych Klientów do platformy — SaldoVia jest wyłącznie Podmiotem Przetwarzającym. Administratorem jest Klient. Osoby, których dane dotyczą (dłużnicy), powinny kierować żądania praw RODO do swojego wierzyciela (Klienta SaldoVia).

2. Zakres przetwarzanych danych użytkowników

W zależności od rodzaju interakcji przetwarzamy:

Dane rejestracyjne: e-mail, hasło (hashowane), imię i nazwisko, nazwa firmy, NIP
Dane rozliczeniowe: dane do faktur, historia płatności (przetwarzane przez Stripe)
Dane techniczne: adres IP, przeglądarka, logi dostępu, identyfikatory sesji
Dane z formularza kontaktowego i zapytań handlowych
Dane analityczne (za zgodą): zachowania w aplikacji, statystyki użycia

3. Podstawy prawne (art. 6 RODO)

Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy:

Świadczenie usługi SaaS (konto, dostęp do funkcji, wsparcie)
Realizacja płatności subskrypcyjnych

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązek prawny:

Wystawianie faktur (5 lat — ordynacja podatkowa)
Odpowiedź na żądania organów

Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes:

Bezpieczeństwo aplikacji, wykrywanie nadużyć, logi audytowe
Dochodzenie i obrona roszczeń wobec Klientów
Marketing bezpośredni własnych usług do obecnych Klientów

Art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda:

Newsletter marketingowy (można wycofać w każdej chwili)
Cookies analityczne i marketingowe

4. Rozmowy AI z dłużnikami — kto za co odpowiada

4.1. Platforma umożliwia Klientowi wykonywanie automatycznych połączeń przypominających o zaległych płatnościach z użyciem agenta głosowego AI („Marta"). Rozmowy prowadzone są w imieniu i na rzecz Klienta — SaldoVia jest dostawcą narzędzia technicznego.

4.2. Administratorem danych dłużnika (nagrania, transkrypcja, numer telefonu) jest Klient. Podstawą prawną jest zwykle art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes wierzyciela polegający na przypominaniu o wymagalnej należności).

4.3. SaldoVia zapewnia standardowe zabezpieczenia zgodne z Regulaminem Agenta AI: ujawnienie tożsamości AI na początku rozmowy, godziny kontaktu 08:00–16:00, limit 5 minut, brak treści zagrażających, opcja przekazania do konsultanta.

4.4. Reklamacje dotyczące rozmów należy kierować w pierwszej kolejności do wierzyciela (Klienta SaldoVia). SaldoVia udostępnia dane o rozmowie na żądanie Administratora.

5. Odbiorcy i podprocessorzy

Dane mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

Supabase (baza danych, hosting) — EU (Frankfurt)
Telnyx LLC (telefonia SIP, PSTN, nagrywanie rozmów) — USA/EOG (Amsterdam), SCC
ElevenLabs Inc. (agent głosowy AI, synteza mowy, transkrypcja) — USA, SCC. Nagrania i transkrypcje przechowywane maks. 30 dni w celu debugowania.
Anthropic (Claude) / Google (Gemini) (LLM sterujący agentem) — USA, SCC. Dane nie są używane do trenowania modeli (zero-retention API).
OpenAI (dodatkowa transkrypcja/analiza) — USA, SCC
Stripe Payments Europe Ltd. (płatności) — IE, SCC
Lovable / Resend (e-mail transakcyjny z domeny notify.saldovia.ai) — EOG/USA, SCC

Agent głosowy AI (Marta): każda rozmowa rozpoczyna się od jednoznacznego oświadczenia, że rozmówca rozmawia ze sztuczną inteligencją. Połączenia realizowane są wyłącznie w godz. 8:00–16:00 CET (limit 8 min/rozmowa). Nagrania i transkrypcje służą do celów dowodowych, kontroli jakości oraz obowiązków wynikających z art. 22 RODO (prawo do interwencji człowieka).

Pełna, aktualna lista podprocessorów znajduje się w DPA.

6. Okresy przechowywania

Konto użytkownika: przez czas trwania umowy + 12 miesięcy
Dane rozliczeniowe/faktury: 5 lat (ordynacja podatkowa)
Logi bezpieczeństwa: 12 miesięcy
Nagrania rozmów: zgodnie z decyzją Klienta (domyślnie 90 dni)
Dane marketingowe: do wycofania zgody

7. Prawa osób, których dane dotyczą

Każdej osobie przysługują prawa: dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, sprzeciwu, przenoszenia oraz skargi do Prezesa UODO (uodo.gov.pl).

Realizacja praw:

Użytkownicy SaldoVia — wniosek na privacy@saldovia.com
Dłużnicy — wniosek do wierzyciela (Klienta SaldoVia); przekazujemy żądanie w ciągu 48 h

8. Bezpieczeństwo

Stosujemy: szyfrowanie TLS 1.3 w tranzycie, AES-256 at rest, Row Level Security w bazie, MFA dla dostępu administracyjnego, logi audytowe wszystkich zmian, cotygodniowe backupy, testy penetracyjne przy większych wdrożeniach.

9. Zautomatyzowane decyzje

9.1. Platforma wykonuje scoring odzyskiwalności dłużników (predykcja prawdopodobieństwa spłaty) oraz automatycznie wybiera moment kontaktu. Nie są to decyzje wywołujące skutki prawne w rozumieniu art. 22 RODO — służą wyłącznie priorytetyzacji działań wierzyciela.

9.2. Osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądać interwencji człowieka poprzez wybór opcji „chcę rozmawiać z konsultantem" w trakcie rozmowy z AI lub kontakt z wierzycielem.

10. Zmiany polityki

O istotnych zmianach informujemy z 30-dniowym wyprzedzeniem drogą e-mail oraz komunikatem w aplikacji. Data ostatniej aktualizacji podana na górze dokumentu.